29-06-2015
L’évolution des techniques a conduit la profession d'avocat vers l’utilisation quotidienne de la communication numérique, pour des raisons d’accessibilité, d’organisation et d’économie.Depuis le 19 mai 2015, les avocats peuvent utiliser l'acte d'avocat 100% électronique, dématérialisé de sa signature à son archivage.
Pour plus d’efficacité et de sécurité juridique, le Conseil national des barreaux répond ainsi aux enjeux de la dématérialisation des échanges et de la place croissante du numérique dans notre société.
Place à l’acte d’avocat 100% dématérialisé, 100% accessible en ligne !
Né en 2011, l'acte d'avocat a été conçu pour les avocats dans l'objectif d'apporter souplesse et sécurité juridique à ses clients. Principalement sous format papier, celui-ci s'est ensuite développé en 2013, grâce à la mise en place d’un dispositif de stockage numérique : la plateforme « avosactes.fr ».
A compter du 19 mai 2015, les avocats peuvent désormais utiliser l'acte d'avocat 100% électronique, dématérialisé de sa signature à son archivage.
L’acte d’avocat peut intervenir dans le cadre de domaines variés du droit, dont le droit civil (reconnaissance de dette, cautionnement, contrat de bail, convention relative de divorce…), le droit social (contrats de travail, transactions entre salarié et employeur…), le droit commercial (rédaction des statuts d’une société, cession de parts sociales ou d’actions…).
En 2014, la Commission Intranet & Nouvelles Technologies a proposé la mise en place de d'une solution globale de dématérialisation des actes d'avocat. Le but du projet était de rentrer dans le cloud, gage d’un système plus pérenne et plus efficace. En effet, en n’importe quel lieu où il est, l’avocat doit pouvoirtravailler. C’est ce sur quoi s’est penchée la commission Nouvelles technologies du Conseil national des barreaux : parvenir à convaincre que l’avocat pouvaittravailler différemment
que sur un papier, pour mieux lui permettre d’éditer l’acte, d’y faire des modifications, de le transmettre. Les clients ont besoin de réactivité de la part de leurs avocats : lorsqu'un client est à l'autre bout du monde, la seule possibilité pour son avocat de ne pas perdre de temps et préserverle lien, c’estle numérique. Le Conseil
L’acte d’avocat électronique préserve la valeur d’un acte d’avocat papier, avec en plus :
• Une date certifiée
• Une signature accélérée, sans délais postaux
• Un archivage probatoire de longue durée garanti, accessible en ligne
Il est non seulement une avancée pour les avocats mais constitue également une véritable valeur ajoutée pour les clients :
• Sécurisation des échanges
• Simplification des démarches
• Réduction des coûts et des délais de traitement
« L’acte d’avocat électronique permet aux avocats et à leurs clients de signer leur acte, en tout lieu et à tout moment. Avec, au surplus, une conservation entièrement sécurisée. » précise Patrick Le Donne, président de la commission intranet et nouvelles technologies du Conseil national des barreaux.
Comment cela fonctionne-t-il ?
L'avocat rédige l'acte et le dépose sur la plateforme « eBarreau » dans son espace privé. Il saisit l'identification des parties, leur email et numéro de portable. Chaque partie reçoit un message l'invitant à signer l’acte qui sera contresigné par l’avocat.
Dématérialisation et archivage de l'acte d'avocat
L'élaboration de l'acte d'avocat électronique se décline en 3 étapes phares :
1. L'élaboration de l'acte d'avocat dématérialisé
La version finale de l'acte d'avocat élaboré par les parties sera déposée par l'avocat rédacteur sur un parapheur électronique. Cet outil scellera la version
déposée, qui ne pourra subir aucune modification. Une date technique pourrait être incrémentée ou une date manuelle. Ce parapheur électronique sera hébergé sur la plateforme ebarreau, gérée par le Conseil national des barreaux, tiers de confiance entre les avocats rédacteurs et contresignataires.
2. La signature de l'acte d'avocat dématérialisé
S'agissant d'un acte sous seing privé, l'acte d'avocat dématérialisé recueillera la signature des parties. L'avocat se positionne alors comme un tiers de confiance entre les parties signataires dont les identités seront assurés par l'avocat qui enregistrera lui-même et, le cas échéant, en sa présence, le certificat électronique de la
partie signataire. Grâce à ce certificat, le contractant pourra signer l'acte à partir de n'importe quel navigateur internet et à distance de son cocontractant.
Ce certificat sera confirmé au moment de la signature effective parl'envoi surle téléphone mobile du contractant (préenregistré par l'avocat) d'un code chiffré permettant de débloquer le certificat.
Dès lors que les parties auront signé l'acte, l'avocat ou les avocats pourrontle contresigner grâce à leur clé USB d'authentification forte délivrée pour l'utilisation
d'ebarreau : la clé RGS. Celle-ci offre la possibilité aux avocats de s'authentifier, de disposer d’un certificat de signature qualifié et référencé par l’Etat.
3. La restitution de l'acte d'avocat
L'archivage consiste à sceller la version définitive signée et, le cas échéant, enregistrée auprès d'un tiers archiveur de confiance qui gérera les risques pour le compte du Conseil national des barreaux. L'archivage est un mode de conservation à valeur probante.
Cinq étapes permettent de garantir la force probante :
- l'horodatage qui est la date d'archivage qui pourrait être différente de la date de signature ;
-le calcul d'empreintes (mots-clefs selon nomenclature) ;
- le scellement de l'acte archivé ;
- l'indexation pour retrouver le document ;
- l'ARF (accusé de réception fonctionnel) qui permet de récupérer le document à tout moment.
L'acte d'avocat dématérialisé peut être imprimé, téléchargé et conservé par le client sur ses propres serveurs.
Afin de répondre aux exigences de confidentialité et de secret professionnel, chaque avocat rédacteur dispose d'un espace personnel accessible grâce à sa clé d'authentification. En cas de pluralité d'avocats, l'acte est conservé sur l'espace sécurisé de chacun des avocats ayant apposé son contreseing. A tout moment
l'avocat peut récupérer l'acte, le télécharger et/ou l'imprimer, voire le transférer directement à son client avec une valeur probante. La plateforme dispose d'un
moteur de recherche sophistiqué capable de restituer l'acte aux avocats.
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